Confira nossas dicas para escolher a melhor impressora para a sua empresa

Escolher a melhor impressora para a sua empresa pode parecer uma tarefa desafiadora, considerando a variedade de modelos e recursos disponíveis no mercado. No entanto, fazer a escolha certa é crucial para garantir eficiência, economia e qualidade nas operações diárias. Este artigo oferece dicas valiosas para ajudar você a escolher a melhor impressora para atender às necessidades específicas da sua empresa.

Avalie as necessidades da sua empresa

Antes de decidir sobre uma impressora, é fundamental entender as necessidades específicas da sua empresa. Pergunte-se:

1. Qual é o volume de impressão mensal?
2. Que tipos de documentos serão impressos?
3. Há necessidade de impressão colorida ou apenas preto e branco é suficiente?
4. Quais funções adicionais são necessárias (digitalização, cópia, fax)?

Responder a essas perguntas ajudará a identificar os requisitos essenciais e a restringir as opções disponíveis.

Tipos de impressoras

Existem diversos tipos de impressoras no mercado, cada uma com características distintas que podem atender a diferentes necessidades empresariais. Aqui estão os principais tipos:

1. Impressoras a laser: Ideais para empresas que necessitam de alta velocidade e qualidade de impressão, especialmente para documentos em preto e branco. São econômicas a longo prazo devido ao baixo custo por página.
2. Impressoras a jato de tinta: Perfeitas para empresas que precisam de impressões coloridas de alta qualidade, como materiais de marketing e gráficos. Apesar de serem mais lentas que as impressoras a laser, oferecem excelente qualidade de imagem.
3. Impressoras multifuncionais: Combinam impressão, digitalização, cópia e fax em um único dispositivo. São ideais para empresas que necessitam de um equipamento versátil e que economiza espaço.
4. Impressoras de produção: Projetadas para volumes de impressão muito altos e alta qualidade, como em gráficas e grandes escritórios. São robustas e rápidas, mas têm um custo inicial elevado.

Considere o custo total de propriedade (TCO)

Ao escolher a melhor impressora, não se concentre apenas no preço de compra. O custo total de propriedade (TCO) inclui:

• Custo dos consumíveis: Tinta, toner, papel e outros materiais necessários para a operação da impressora. Verifique a disponibilidade e o preço desses itens.
• Eficiência energética: Impressoras energeticamente eficientes podem reduzir os custos de eletricidade a longo prazo.
• Manutenção e suporte: Considere a frequência e o custo das manutenções necessárias, bem como a disponibilidade de suporte técnico.
• Ciclo de vida: A durabilidade e o tempo de vida útil da impressora influenciam no TCO. Equipamentos mais duráveis podem representar uma economia a longo prazo.

Recursos e funcionalidades

As impressoras modernas vêm equipadas com uma variedade de recursos e funcionalidades que podem aumentar a eficiência e a conveniência. Considere os seguintes aspectos:

• Conectividade: Verifique se a impressora oferece opções de conectividade que atendem às necessidades da sua empresa, como Wi-Fi, Ethernet e USB. A capacidade de impressão móvel, como AirPrint e Google Cloud Print, também pode ser um diferencial importante.
• Velocidade de impressão: Medida em páginas por minuto (PPM), a velocidade de impressão é crucial para empresas com alto volume de impressão. Impressoras mais rápidas podem aumentar a produtividade e reduzir o tempo de espera.
• Resolução de impressão: Medida em pontos por polegada (DPI), a resolução de impressão determina a qualidade das impressões. Para documentos de texto simples, uma resolução mais baixa pode ser suficiente, enquanto gráficos e imagens exigem uma resolução mais alta.
• Capacidade de papel: Considere a capacidade de entrada e saída de papel da impressora. Para evitar interrupções frequentes, escolha uma impressora com bandejas de papel que atendam ao volume de impressão da sua empresa.
• Funcionalidades adicionais: Recursos como impressão duplex (frente e verso), opções de acabamento (grampeamento, perfuração), e capacidade de impressão em diversos tamanhos e tipos de papel podem ser úteis para certas empresas.

Avaliações e reputação do fabricante

Pesquisar avaliações e a reputação do fabricante pode fornecer insights valiosos sobre a confiabilidade e o desempenho da impressora. Confira as avaliações de outros usuários, procure por críticas em sites especializados e verifique se o fabricante oferece bom suporte ao cliente e garantias satisfatórias.

Sustentabilidade

A sustentabilidade é um fator cada vez mais importante para muitas empresas. Escolha impressoras que possuem certificações ecológicas, como ENERGY STAR, que indicam eficiência energética e menor impacto ambiental. Além disso, considere fabricantes que oferecem programas de reciclagem de cartuchos de tinta e toner.

Demonstrações e testes

Sempre que possível, solicite uma demonstração ou teste da impressora antes de tomar a decisão final. Isso permite que você veja o equipamento em ação e verifique se ele realmente atende às suas necessidades. Teste a qualidade de impressão, a facilidade de uso e a velocidade para ter uma ideia clara do desempenho da impressora.

Contratos de serviço e garantias

Antes de finalizar a compra, analise os contratos de serviço e as garantias oferecidas pelo fornecedor. Contratos de manutenção podem ser uma boa opção para garantir que sua impressora esteja sempre em perfeito funcionamento. Verifique também a duração e a abrangência da garantia, incluindo o que está coberto e as possíveis exclusões.

Considerações finais

Escolher a melhor impressora para a sua empresa envolve uma análise cuidadosa de diversos fatores, incluindo necessidades específicas, custo total de propriedade, recursos e funcionalidades, e a reputação do fabricante. Ao seguir as dicas fornecidas neste artigo, você estará bem equipado para tomar uma decisão informada que não apenas atende às suas necessidades de impressão, mas também promove economia e eficiência a longo prazo. Lembre-se de que uma escolha bem feita pode melhorar significativamente a produtividade e a qualidade das operações diárias da sua empresa.

Copy Line, a sua melhor opção em locações de impressoras e outros serviços

A Copy Line é uma empresa especializada em impressões. Trabalhamos com locação de impressoras, scanners e coletores de dados.

Além disso, fazemos outsourcing de impressão, assistência técnica, impressão de exames médicos e venda de impressoras e scanners.

Estamos localizados na Rua 2 de Setembro, nº2787 Itoupava Norte Blumenau – CEP 89052-002. Nosso telefone de contato é (47) 3037.5397. Atendemos a região que compreende Rio do Sul até Florianópolis.